Om ditt företag arbetar med offentlig sektor vet du kanske redan att pappersfakturor inte längre är accepterade. Vad är EDI-faktura då? Det är helt enkelt en elektronisk faktura som är standardiserad och maskinläsbar, vilket gör att den kan hanteras automatiskt av både din organisation och kundens. Många svenska företag använder redan systemet utan att riktigt veta vad det heter eller hur det fungerar (underligt nog). Den här artikeln förklarar allt du behöver veta.
Vad gör EDI-faktura annorlunda
Traditionen med pappersfakturor eller PDF-filer är på väg ut. EDI-faktura fungerar helt annorlunda. En PDF-faktura är i princip bara en bild som någon läser manuellt. En EDI-faktura är däremot strukturerad data som datorer kan läsa och förstå direkt.
Systemet använder en europeisk standard som heter PEPPOL. Det är inte ett företag utan snarare en standard som alla länder i Europa följer. PEPPOL-standarden säkerställer att en faktura från ett svenskt företag kan tas emot och förstås av en tysk eller italiensk myndighet utan problem.
Fördelarna är konkreta:
- Snabbare betalning: Fakturan hanteras automatiskt. Ingen behöver skriva av siffror manuellt.
- Färre fel: Människor gör misstag. Datorer gör det sällan om informationen är rätt från början.
- Automatisk hantering: Din bokförare slipper manuell inmatning helt.
- Lagkrav: Sedan 2019 är EDI-faktura obligatoriskt för alla affärer mellan företag och offentlig sektor.
Offentliga myndigheter kräver EDI-faktura för att de måste kunna automatisera sin mottagning av fakturor. Det sparar dem mycket pengar och tid.
Så ansluter du ditt företag till EDI-faktura
Om du säljer till en kommun, ett sjukhus eller en statlig myndighet måste du redan skicka EDI-fakturor. Det är inte valfritt utan ett lagkrav.
Första steget är att ansluta till PEPPOL-nätverket. Du gör det inte direkt utan genom en tjänsteleverantör som kallas accesspunkt. Det kan vara ditt bokföringsprogram, din bank eller ett specialiserat faktureringssystem.
Här är processen steg för steg:
- Välj en tjänsteleverantör: Din bokförare kan ofta hjälpa här. Många faktureringsprogram har redan PEPPOL inbyggt.
- Registrera ditt organisationsnummer: Du behöver ett PEPPOL-ID som är kopplat till ditt företag.
- Uppdatera ditt faktureringssystem: Se till att systemet kan skicka fakturor i PEPPOL BIS Billing 3.0-format.
- Testa innan du börjar: Många tjänsteleverantörer erbjuder testmiljöer. Använd dem.
En vanlig misstag är att skicka fakturor med felaktig struktur eller fel mottagare-ID. Dubbla alltid informationen innan du börjar.
Framöver kommer fler krav. EU jobbar på något som heter ViDA, som kommer kräva att även privata företag rapporterar digitalt. Det är värt att förstå EDI-faktura nu så du inte blir överraskad senare.
Få arbetet gjort enkelt
EDI-faktura låter komplicerat men är faktiskt mycket enklare än det gamla systemet när du väl är igång. Du sparar tid varje dag.
Börja genom att prata med din bokförare eller din IT-partner. De kan ofta sätta upp systemet på ett par timmar. Det lönar sig att göra det nu redan. Vänta inte tills nästa tidsfristen närmar sig.
